प्रश्न- डाटा प्रोसेसिंग तथा डाटा प्रबन्ध पर टिप्पणी लिखिए।

उत्तर -

डाटा प्रोसेसिंग
(Data Processing)

डाटा प्रोसेसिंग मानव जीवन का एक महत्वपूर्ण अंग है। यदि वास्तव में देखा जाए तो बिना यह कार्य किये हमारा कोई भी दिन व्यतीत नहीं होता। हम अपने दैनिक जीवन में कहीं न कहीं, किसी न किसी रूप में डाटा प्रोसेसिंग अवश्य करते हैं। जैसे यदि एक व्यापारी अपने माल को बेचने के लिए उसके क्रय की कुल लागत ज्ञात करता है। उसी आधार पर वह अपना विक्रय मूल्य निर्धारित करता है अथवा कोई श्रमिक अपने खर्चों एवं आवश्यकताओं के लिए मोटे तौर पर अपना बजट अवश्य बनाता है, जिससे कि उसकी कुल आय में उसका खर्च आसानी से चल सके। प्रत्येक व्यक्ति, व्यापारी, उद्योगपति, कर्मचारी, मजदूर या राजनेता, सभी किसी न किसी रूप में करते हैं।

कम्प्यूटर के आविष्कार के बाद डाटा प्रोसेसिंग का महत्व एवं प्रचलन और भी अधिक बढ़ गया है। जीवन के प्रत्येक क्षेत्र में कम्प्यूटर के उपयोग द्वारा हम डाटा प्रोसेसिंग करते हैं। कम्प्यूटर के आविष्कार के पश्चात् डाटा प्रोसेसिंग का क्षेत्र बहुत विशाल हो गया है एवं यह जीवन के प्रत्येक क्षेत्र में कार्यरत है। इसके प्रमुख क्षेत्रों में शोध, व्यावसायिक उपयोग, वेतन एवं व्यक्तिगत जानकारी, स्कन्ध नियन्त्रण, विक्रय, बैंकिंग, इंजीनियरिंग डिजाइन, अन्तरिक्ष विज्ञान, संचार, यातायात इत्यादि आते हैं।

डाटा को ऐसे पदानुक्रम में संगठित किया जाता है जो एक कम्प्यूटर द्वारा प्रयुक्त डाटा के सबसे छोटे भाग से शुरु होता है। कुछ फील्डों के संकलन से रिकॉर्ड बनता है। कुछ रिकॉर्डों का संग्रह फाइल कहा जाता है। एकीकृत एवं सम्बन्धित फाइलें डाटाबेस का निर्माण करती हैं। डाटाबेसों में डाटा को व्यवस्थित ढंग से संग्रहित किया जाता है। मॉडल बेस में अवधारणिक मॉडल, गणितीय मॉडल तथा लॉजिकल मॉडल को संग्रहित किया जाता है, जो व्यापारिक सम्बन्धों और कम्प्यूटेशनल रूटिनों को अभिव्यक्त करते हैं। नॉलेज बेस में विभिन्न विषयों से सम्बन्धित वास्तविक तथ्यों और नियमों को संग्रहित किया जाता है। इन्टिटी लोगों, ऑब्जेक्ट या स्थानों का वर्ग है, जिनके लिए डाटा को स्टोर किया जाता है। डाटा को कई इन्टिटी के रूप में स्टोर किया जाता है, जैसे कर्मचारी डाटाबेस, ग्राहक डाटाबेस आदि। किसी इन्टिटी के वे सभी गुण जिन्हें हम सूचना के रूप में स्टोर करते हैं, उन्हें एट्रीब्यूट्स कहते हैं। एट्रीब्यूट को किसी संख्या या टेक्स्ट से अभिव्यक्त किया जा सकता है। यहाँ तक कि स्कैन की गई कोई तस्वीर या ध्वनि या चलायमान चित्र भी एक इन्टिटी हो सकती है, जो मल्टीमीडिया डाटाबेस के विकास से संभव हो पाया है। उदाहरणस्वरूप, कर्मचारी एक इन्टिटी है, जिसके एट्रीब्यूट्स उसका नाम, उसकी उम्र, उसका पता, वेतन, विभाग और पद हो सकते हैं।

डाटा प्रबन्ध के परम्परागत उपागम में प्रत्येक उपयोग हेतु अलग-अलग डाटा फाइलें रखी जाती हैं। प्रत्येक उपयोग हेतु एक या अधिक डाटा फाइलें बनायी जाती हैं। परन्तु इसमें फाइलों का दोहराव हो जाने से डाटा की अधिकता हो जाती है। अलग-अलग फाइलों को रखना ठीक नहीं होता, क्योंकि इससे फाइलों को अपडेट करने एवं रखरखाव का कार्य कई बार करना पड़ सकता है। अतः परम्परागत डाटा प्रबन्ध की समस्याओं को दूर करने हेतु डाटाबेस उपागम को विकसित किया गया। डाटाबेस "प्रत्येक रिकॉर्ड को शीघ्र अद्यतन करने" एवं "संबंधित रिकॉर्डों के समानान्तर अद्यतन करने में सहायता प्रदान करते हैं। डाटाबेस यह अनुमति देते हैं कि एक सौदे की प्रविष्टि इस प्रकार से हो कि उस सौदे से प्रभावित होने वाले सभी रिकॉर्ड समानान्तर रूप से अद्यतन हो जावें। उदाहरण के तौर पर, जब डाटाबेस सिस्टम रिकॉर्ड में किसी उधार क्रय किये गये माल के सौदे की प्रविष्टि की जाती है तो इस एक प्रविष्टि के द्वारा विभिन्न खातों के रिकॉर्ड जैसे कि क्रय रिकॉर्ड, लेनदार का खाता, कच्चे माल के लागत रिकॉर्ड, स्कन्ध मद रिकॉर्ड, सम्बन्धित मध्यस्थ की दलाली के रिकॉर्ड, इत्यादि एक साथ समानान्तर रूप से अद्यतन हो जाते हैं। यदि इस प्रकार से विभिन्न सौदों की, जैसे ही वे व्यवहारित होते हैं, तुरन्त ही प्रविष्टि एवं प्रोसेस कर दिया जावे तो उस संस्था के सभी रिकॉर्ड समानान्तर रूप से एक साथ सदैव अद्यतन रूप में रहते हैं एवं किसी भी प्रबन्धकीय पूछताछ हेतु लगातार पूर्ण अवस्था में उपलब्ध होते हैं। इस प्रकार सदैव अद्यतन होने के कारण विभिन्न अलग-अलग खातों की शेष राशि को एक-दूसरे से समय-समय पर मिलान करते हुए इनकी पूर्णता को भी जाँचा जा सकता है।

किसी डाटाबेस सिस्टम में डाटा का प्रबन्धन एक जनरल परपस सॉफ्टवेयर पैकेज के माध्यम से किया जाता है, जिसे डाटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम कहते हैं। विदित हो कि डाटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम, डाटाबेस सिस्टम का एक प्रमुख घटक होता है। डाटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम में प्रोग्रामों का समूह आता है जिनका उपयोग डाटाबेस तथा उपयोगकर्ता के बीच इन्टरफेस में होता है।

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